Nieuwe clubvrijwilligers begeleiden, hoe doe je dat?

Eindelijk zijn er een aantal nieuwe vrijwilligers voor je club. Opdracht volbracht? Integendeel. Nu kan je pas echt aan de slag. Want als je wilt dat vrijwilligers bij je club blijven, dan moet je er voor zorgen dat ze zich meteen thuis voelen. Dat kan mits een goede begeleiding. In dit tweede hoofdstuk in onze reeks over vrijwilligers bij voetbalclubs gaan we verder in op begeleiding.

• Deel 1: Hoe kan je nieuwe vrijwilligers aanwerven?
• Deel 2: Hoe begeleidt je nieuwe vrijwilligers?
• Deel 3: Op welke manier kan je vrijwilligers belonen?
• Deel 4: Hoe kan je vrijwilligers binden aan je club en behouden?
• Deel 5: Hoe kan je als club best handelen als vrijwilligers opstappen?
•  

DEEL 2: VRIJWILLIGERS BEGELEIDEN, HOE DOE JE DAT?

Onthaal

Zorg dat de eerste indruk goed is want die blijft hangen. Onthalen is eerst verbinding maken met de persoon. Pas nadat je verbinding en vertrouwen gecreëerd hebt tussen mensen en/of groepen, kan je ze meenemen in de eigenheid van je club. Een goed onthaal, waarbij je  een vrijwilliger onze volledige aandacht geeft, zorgt dat hij/zij zich goed voelt bij de club. Nodig nieuwe vrijwilligers bijvoorbeeld uit voor een korte kennismakingsronde waarbij naaste medewerkers zichzelf kort kunnen voorstellen.

Daarnaast wil je duidelijkheid geven in de wijze waarop de organisatie werkt. Al wat duidelijk is op voorhand, leidt niet tot discussie nadien.

•    Wordt een formeel/informeel onthaalmoment voorzien?
•    Wie onthaalt een nieuwe vrijwilliger? Wat houdt het onthaalmoment in?
•    Wat is de balans tussen informatie en beleving mbt de nieuwe vrijwilliger?

Inwerkperiode

Iedereen die aan een nieuwe functie begint, heeft tijd nodig om zich in te werken. Zorg daarom dat vrijwilligers zich een periode kunnen inwerken, onder begeleiding van een meer ervaren kracht. De mate van begeleiding zal afhangen van de zelfstandigheid van de vrijwilliger. Sluit de inwerkperiode af door samen te evalueren wat er goed gaat en wat beter kan.

Onze overtuiging: formeel evalueren op taakniveau vermijdt informeel evalueren op persoonsniveau.

Evalueer

“Moeten vrijwilligers wel geëvalueerd worden?”, het is een veel gestelde vraag. Onze overtuiging: formeel evalueren op taakniveau vermijdt informeel evalueren op persoonsniveau. Evalueren is een deel van de feedback cultuur, waarbij je zaken op een respectvolle manier bespreekt. Zo kunnen mensen zich veilig voelen en zorgt evalueren voor verdere groei van de werking. Uit de evaluatie van de inwerkperiode kan bijvoorbeeld naar voren komen dat de vrijwilliger nog onvoldoende vaardigheden en/of kennis heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Bepaal samen met de vrijwilliger of een training of cursus wenselijk is.

Er kunnen ook omstandigheden zijn die het functioneren bemoeilijken waarvoor een oplossing moet worden gezocht. Bijvoorbeeld als de club slecht te bereiken is met het openbaar vervoer of als er sprake is van een taalbarrière (bij asielzoekers of mensen met een migratieachtergrond bijvoorbeeld).

Houd bij dit alles in het achterhoofd dat mensen pas bijsturing verdragen, nadat ze zich 3 keer gewaardeerd hebben gevoeld.

•    Worden vrijwilligers geëvalueerd? 
•    Wat is het doel van de evaluatie?
•    Krijgen vrijwilligers inspraak, zo ja op welke terreinen en op welke manier?

Taakverdeling

Hoe houdt de club de leden op de hoogte van de verschillende taken? Iedere vrijwilliger persoonlijk op voorhand briefen of een aparte e-mail toesturen - met eventueel nog een herinnering - vergt enorm veel tijd.  Bovendien heeft ieder lid van de vereniging een voorkeur voor bepaalde taken en is alleen op bepaalde dagen beschikbaar. Deze voorkeuren vastleggen en gebruiken bij het verdelen en inplannen van de vrijwilligerstaken is een hele opdracht. Maar momenteel zijn er tal van online tools op de markt zoals Club.vrijwilligers van Sportlink, Assistonline.eu en Strobbo.com waarmee het coördineren van de vrijwilligerstaken erg eenvoudig wordt. Laat het systeem het werk doen!

Een vrijwilliger moet altijd met vragen of problemen bij iemand terecht kunnen. Zorg dus voor een vaste begeleider die fungeert als aanspreekpunt. 

Coachen

Vanuit een teveel aan respect voor de vrijwilliger durft men niet altijd te coachen. Je bent tenslotte al lang blij dat ze er zijn, waardoor bijsturing vaak uit blijft. Goede coaching is anticiperen, eerder dan constateren. Je legt de nadruk op wat goed gaat, eerder dan enkel te focussen op wat fout loopt. Je bent aanwezig voor de vrijwilligers, je kijkt wat er gebeurt, ondersteunt en stuurt bij daar waar nodig.

•    Op welke manier voelen vrijwilligers zich ondersteund?
•    Welk waarderingsbeleid voer je naar vrijwilligers?
•    Wat is de minimale en de maximale coachingslijn?

Een vrijwilliger moet altijd met vragen of problemen bij iemand terecht kunnen. Zorg dus voor een vaste begeleider die fungeert als aanspreekpunt. De begeleider is bij voorkeur ook de persoon die geregeld peilt, door middel van informele of formele gesprekken, of een vrijwilliger het nog naar z'n zin heeft. Goede begeleiding is een blijk van waardering; het laat vrijwilligers zien dat je hen serieus neemt. Hen op bepaalde manieren belonen is een andere manier om te laten zien dat je vrijwilligers waardeert. 

Lees DEEL 1: 5 Tips voor de aanwerving van vrijwilligers hier.
Benieuwd hoe je vrijwilligers best beloont? Ontdek het binnenkort in deel 3 van dit dossier.