Hoe handelen als vrijwilligers opstappen ?

Om voetbalclubs te helpen bij het aanwerven en behouden van vrijwilligers besteed VoetbalXprt in een dossier bestaande uit 5 delen de nodige aandacht aan dit belangrijke beleidsaspect. In dit deel: hoe handelen als vrijwilligers opstappen?

• Deel 1: Hoe kan je nieuwe vrijwilligers aanwerven?
• Deel 2: Hoe begeleidt je nieuwe vrijwilligers?
• Deel 3: Op welke manier kan je vrijwilligers belonen?
• Deel 4: Hoe kan je vrijwilligers binden aan je club en behouden?
• Deel 5: Hoe handelen als vrijwilligers opstappen?

DEEL 5: HOE HANDELEN ALS VRIJWILLIGERS OPSTAPPEN?

Het is natuurlijk niet fijn als een vrijwilliger aangeeft te willen stoppen. Maar door een paar zaken in je achterhoofd te houden kun je wellicht voorkomen dat ook andere vrijwilligers stoppen. Bovendien houd je zo de deur nog op een kier voor een terugkomst.

Tracht de reden te achterhalen

Neem de melding van een (mogelijk) vertrek niet zomaar ter kennisgeving aan. Tracht de reden te weten te komen.  Dit kan via een gesprek of laat de vrijwilliger een exitformulier invullen. Ligt de oorzaak bij de club? Is er sprake van ‘onvoldoende uitdaging’, ‘te moeilijk werk’, of ‘geen leuke collega’s’?  Dan is de kans groot dat andere vrijwilligers hier ook tegenaan (gaan) lopen. Je doet er dan verstandig aan de oorzaken aan te pakken. Privéomstandigheden, zoals ziekte in de familie, gezinsuitbreiding, enz. kunnen eveneens een argument zijn om te stoppen. Mogelijk kun je dan aanbieden om tijdelijk minder te werken, of te werken in een minder belastende functie.

Eindig positief

Voor de vrijwilliger en voor je club is het goed om de relatie positief af te sluiten. Een mooi of zelfs feestelijk afscheid laat bij de vrijwilliger een positieve indruk achter en is ook goed voor het imago van je club. Je laat als club zien dat je goed voor vrijwilligers zorgt. Sta dus op een leuke manier stil bij het afscheid en houd rekening met de wensen van de vrijwilliger. De één zal een officieel moment zeer waarderen, de ander houdt het misschien liever ingetogen.

Draag tijdig over

Door het vertrek ontstaat er opnieuw een vacature. Is er al een nieuwe vrijwilliger gevonden? Communiceer dit dan. Laat ouders van een jeugdelftal bijvoorbeeld weten wie de nieuwe trainer wordt. Vraag je oud-vrijwilliger zijn functie goed over te dragen aan de nieuwe vrijwilliger zodat hij een vliegende start kan maken. Heeft een nieuwe vrijwilliger zich nog niet aangediend, start dan zo snel mogelijk met werven en zoek naar een tijdelijke oplossing. Wellicht kan de functie worden verdeeld over meerdere bestaande vrijwilligers of kun je tijdelijk iemand inhuren.

Houd de deur open

Misschien komt je vertrekkende vrijwilliger nog eens terug. Bijvoorbeeld voor korte klussen, advies of als tijdelijke begeleider van nieuwe vrijwilligers. Het kan ook zijn dat iemand na een drukke periode, na ziekte, tijdens zijn of haar pensioen graag weer bij je aan de slag gaat. Bespreek deze mogelijkheden om terug te keren. Zo voorkom je dat verlegenheid of onduidelijkheid hernieuwd contact in de weg zou staan.

Nodig de vertrekkende vrijwilligers op regelmatige basis nog eens uit voor een wedstrijd van je club want zo houden jullie contact. Later blijven deze vertrekkers één van de potentiële doelgroepen waarin je mogelijk opnieuw vrijwilligers kunt werven.

ALGEMENE TIPS

• Hecht zeker het nodige belang aan een goede exit procedure.
• Laat vrijwilligers die opstappen altijd met een goed gevoel vertrekken.
• Versterk jouw club met de feedback van de vertrekkers.
• Zie 'de exit' van vrijwilligers niet enkel op het einde van hun 'loopbaan' maar zorg ook voor een kwalitatieve exit elke keer de vrijwilliger een bepaalde activiteit afsluit of een andere taak gaat invullen.