E-facturatie verplicht voor voetbalclubs?

De nieuwe regels rond e-facturatie

De algemene regelgeving verplicht iedereen om vanaf 1 januari 2026 elektronische facturen te gebruiken tussen organisaties onderling. Factureer je ook aan de overheid, dan zijn deze regels nu al geldig. Dit betekent dat clubs en sportfederaties die subsidies ontvangen of andere financiële transacties met de overheid hebben elektronische facturen moeten opstellen. Het versturen van facturen in pdf-formaat via e-mail of via een platform is dan niet meer voldoende.

De belangrijkste punten van de nieuwe regels zijn:

1) Verplichting tot e-facturatie naar overheden
Alle facturen met een bedrag hoger dan 3.000 euro (excl. btw) aan een overheid moeten nu al elektronisch worden verzonden. Het lokale overheidsniveau vormt hierop een uitzondering maar toch aanvaarden sommige steden vandaag al enkel e-facturen (Hasselt, Gent...).
Bestaat meer dan 50% van je inkomsten als vzw uit subsidies? Dan word je ook als 'overheid' beschouwd en mag je enkel nog elektronische facturen ontvangen.

2) Een algemene verplichting vanaf 2026
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle ondernemingen met een btw-nummer tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dit zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Is je sportclub vrijgesteld onder de kleine ondernemersregeling (grens van 25.000 euro aan btw-plichtige activiteiten)? Dan heb je wel een geactiveerd btw-nummer en ben je ook verplicht om e-facturen op te maken bij een handeling met een andere btw-plichtige onderneming.

3) Uitzonderingen op de verplichting
Er is geen verplichting om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen voor alle clubs die volledig vrijgesteld zijn van btw volgens artikel 44 van het btw-wetboek.
Er is geen verplichting om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen voor alle handelingen die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het btw-wetboek. (lidgelden, occasionele activiteiten...)
Er is geen verplichting om elektronische facturen te verzenden aan particulieren klanten.

4) Facturen ontvangen
Opgelet: Een aantal organisaties zullen enkel nog gestructureerde elektronische facturen verzenden. Regelmatig zullen leveranciers ook nog een pdf meesturen maar als sportorganisatie bekijk je dus best hoe je eventuele elektronische facturen kan openen. Hiervoor komen er steeds meer (gratis) oplossingen beschikbaar vanuit de vrije markt.

5) Standaardisatie via Peppol
Elektronische facturen moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931, wat zorgt voor uniformiteit en eenvoud in verwerking. De meeste bestaande facturatie en boekhoudsystemen koppelen zich met dit uniforme Peppol-netwerk en maken zo het uitwisselen van digitale facturen mogelijk.

Tolerantieperiode

Hoewel e-facturatie vanaf 1 januari 2026 verplicht werd voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, zal de FOD Financiën tijdens de eerste drie maanden van 2026 een tolerantieperiode hanteren. In die periode worden geen sancties opgelegd voor inbreuken die eigen zijn aan de nieuwe verplichting, zoals het (nog) niet beschikken over de juiste technische middelen om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen. 

Deze tolerantie geldt enkel voor clubs die kunnen aantonen dat ze zich tijdig en op redelijke wijze hebben voorbereid. Het gaat zeker niet om een algemeen uitstel.

Om in deze korte periode alsnog de overgang naar e-facturatie soepel te laten verlopen kan je best de volgende stappen ondernemen :

1. Software updaten
   Informeer bij je softwareleverancier wanneer de aanpassingen worden doorgevoerd. De meeste leveranciers bieden deze opties nu al enige tijd aan.
2. Training en opleiding
   Informeer en betrek je medewerkers en vrijwilligers om hen vertrouwd te maken met het nieuwe systeem en de procedures.
3. Testfase
   Voer spoedig een testfase uit om eventuele problemen te kunnen aanpakken.

E-facturatie in de praktijk

Wat betekent dit nu voor jouw voetbalclub of federatie? Hiervoor kijk je naar kijk je dus naar jouw btw-statuut en het btw-statuut van de organisatie waarvoor je een factuur opmaakt.

1. Je club is volledig vrijgesteld van btw onder artikel 44

• Je hebt een ondernemingsnummer maar geen btw-nummer. Het ondernemersnummer bestaat uit 10 cijfers en vind je in de KBO.
• Je inkomsten bestaan enkel uit lidgeld, subsidies en geldacties
• Je hebt geen vaste inkomsten uit sponsoring of drankverkoop en verkoopt geen (sport)materiaal of kledij

Gevolgen:

• Je hebt geen verplichting om elektronische facturen te verzenden of ontvangen.

Let op: het is mogelijk dat leveranciers of de overheid je toch zullen vragen om een elektronische factuur op te maken omdat ze zelf volledig overschakelen op elektronische facturatie. Ook zonder verplichting kan het dus voorkomen dat je een e-factuur moet openen of verzenden. Komt dit slechts af en toe voor, dan kan je gebruik maken van gratis software en hoef je niet noodzakelijk een uitgebreid (en duur) softwarepakket aan te schaffen.

2. Je club is vrijgesteld van btw door de kleine ondernemersregel (btw-omzet lager dan 25.000 euro)

• De btw-vrijstelling werd aangevraagd via de ondernemingsrechtbank of Myminfin. Je hebt hierdoor een actief btw-nummer.
• Naast inkomsten uit lidgeld, subsidies en geldactie heb je ook btw-plichtige inkomsten zoals vaste inkomsten uit sponsoring, verkoop van drank en verkoop van kledij of sportmateriaal. De omzet van deze btw-activiteiten is maximaal 25.000 euro.

Gevolgen:

• Ook al hebben jullie een vrijstelling van btw-administratie, je hebt wel een btw-nummer. Dit zorgt ervoor dat jullie verplicht zijn om elektronische facturen te verzenden naar andere ondernemingen met een btw-nummer, bijvoorbeeld de factuur voor je sponsor.
• Maak je facturen op voor particulieren (lidgeld) of in het kader van occasionele activiteiten? Dan moet je hiervoor geen elektronische facturen opmaken.
• Omdat andere btw-plichtige organisaties jullie ook elektronische facturen zullen bezorgen, is het aangewezen om software te voorzien waarmee je deze kan openen. 

3. Je club of federatie is gemengd btw-plichtig

• Je hebt een actief btw-nummer en dient maandelijks of per kwartaal een btw-aangifte in.

Gevolgen:

• Je btw-nummer zorgt ervoor dat je verplicht bent om elektronische facturen te verzenden naar andere btw-plichtige ondernemingen, bijvoorbeeld de factuur voor je sponsor.
• Maak je facturen op voor particulieren (lidgeld) of in het kader van occasionele activiteiten? Dan moet je hiervoor geen elektronische facturen opmaken.
• Andere btw-plichtige organisaties zullen jullie ook een elektronische factuur opsturen, je gaat dus best op zoek naar software om deze te openen.

Hoe maak je een e-factuur op?

1. Via je eigen boekhoudpakket
   Kijk na of je boekhoud- of facturatiepakket geschikt is om e-facturen te verzenden via Peppol. 
2. Via een facturatietool
   Kies één van de facturatietools (bekijk de volledige lijst van de Vlaamse overheid). Dit is een lijst met private spelers die oplossingen bieden voor organisaties met een klein factuurvolume.
3. Factureren naar overheden
   Gebruik je geen boekhoudpakketten of facturatietools? Dan kan je gratis e-facturen versturen naar de overheid of je gemeente via Mercurius, het tijdelijke portaal van de federale overheid.