Home >
Wanneer mag je als club een vereenvoudigde boekhouding voeren?
Wanneer mag je als club een vereenvoudigde boekhouding voeren?
Wanneer mag je als club een vereenvoudigde boekhouding voeren?
donderdag 10 augustus
Als club, vereniging of stichting mag je een vereenvoudigde boekhouding voeren, wanneer je voldoet aan een aantal voorwaarden. Dit bepaalt ook mee waar je je jaarrekening zal moeten neerleggen.
Je mag een vereenvoudigde boekhouding voeren als je op de balansdatum van het laatste afgesloten boekjaar niet meer dan één van de volgende criteria overschrijdt:
- een jaargemiddelde van max. 5 werknemers
- in totaal 334.500 euro aan andere dan niet-recurrente ontvangsten (excl. btw)
- in totaal 1.337.000 euro aan bezittingen
- in totaal 1.337.000 euro aan schulden
In een vereenvoudigde boekhouding ga je je ontvangsten en uitgaven bijhouden in een dagboek van ontvangsten en uitgaven. Na het afsluiten van je boekjaar en na goedkeuring door je algemene vergadering leg je de jaarrekening neer op de griffie van de ondernemingsrechtbank.
Overschrijd je meer dan één criterium, dan zal een vereenvoudigde boekhouding niet meer volstaan en zal je een dubbele boekhouding moeten bijhouden. Hierdoor zal je je jaarrekening moeten neerleggen bij de Balanscentrale van de Nationale Bank en niet meer bij de ondernemingsrechtbank.
Het dagboek van ontvangsten en uitgaven
Wanneer je een vereenvoudigde boekhouding voert, dan hoort daar sowieso een dagboek van ontvangsten en uitgaven bij. Het is een intern document dat je 7 jaar moet bewaren.
Wat mag wel: je mag het model van het dagboek aanpassen in functie van je vereniging, bijvoorbeeld door extraatjes toe te voegen. Maar, je mag niets weglaten!
Voer je je boekhouding elektronisch? Dan kan het interessant zijn om op het einde van een boekjaar het dagboek van ontvangsten en uitgaven af te drukken en op de hoofdzetel van je club bij te houden.
De wettelijke rubrieken
In het Koninklijk Besluit van 26 juni 2003 werden 8 wettelijke rubrieken vastgelegd. Als vzw moet je alle ontvangsten en uitgaven daaronder plaatsen. Om een transparante boekhouding te kunnen voeren, splits je die categorieën best verder op. Zo kan je tot een gedetailleerder financieel overzicht komen.
| UITGAVEN | ONTVANGSTEN |
|---|---|
| Goederen | Lidgelden |
| Bezoldigingen | Schenkingen en legaten |
| Diensten en diverse goederen | Subsidies |
| Andere uitgaven | Andere ontvangsten |
Uitgaven
Goederen zijn alle uitgaven voor handelsgoederen, grond- en hulpstoffen, ingekochte diensten, werken en studies. Als sportclub neem je in de rubriek 'goederen en diensten' dus eerst en vooral alle uitgaven op voor goederen die je aankocht met het oog op verkoop aan leden of derden. Bijvoorbeeld: aankoop van dranken voor verkoop in de kantine.
Daarnaast neem je in deze rubriek ook alle aankopen op voor goederen die je gebruikt om het maatschappelijk doel te realiseren maar die dus niet verkocht worden. Het gaat dan om uitgaven die essentieel zijn om een sport te kunnen beoefenen, zoals bijvoorbeeld sportmateriaal.
Diensten en diverse goederen zijn alle uitgaven die rechtstreeks verbonden zijn aan de werking van je sportclub, maar die niet dienen om het maatschappelijk doel van de club te realiseren. Denk bijvoorbeeld aan drukwerk.
Nog enkele tips
- Neem al je uitgaven op onder 1 van de 4 wettelijke rubrieken voor uitgaven. Laat de uitgave waarover je twijfelt zeker niet weg uit je boekhouding. Dat geldt uiteraard ook voor de ontvangsten. Twijfel je bij bepaalde categorieën, neem dan gerust contact op met de Vlaamse Sportfederatie.
- Probeer het op een consequente manier te doen. Zodra je een bepaalde uitgave onder een wettelijke rubriek plaatst, blijf dat dan in de toekomst ook zo doen. Je kan eventueel vooraf met het bestuur overleggen welke categorieën je gaat gebruiken. Zo creëer je een duidelijk overzicht in je boekhouding.
Hoe lang moet je je boekhouding bijhouden?
Er geldt een termijn van 7 jaar. De wetgeving is versoepeld sinds 2009, want daarvoor moest je documenten 10 jaar bijhouden. Als je de boekhouding digitaal bijhoudt, bijvoorbeeld via een spreadsheet, dan moet je ervoor zorgen dat de drager 7 jaar toegankelijk blijft. Je maakt aan het einde van het boekjaar ook best een print van het dagboek van ontvangsten en uitgaven, die je dan bewaart voor de verplichte termijn van 7 jaar.
Verder moet je stukken die niet horen bij het bewijs ten opzichte van derden slechts 3 jaar bijhouden. Dat kunnen bijvoorbeeld onkostennota's zijn van vrijwilligers binnen de vereniging. De periode gaat in vanaf 1 januari van het jaar volgend op het afsluiten ervan.
In de praktijk is het wettelijk model niet erg gebruiksvriendelijk. De Vlaamse Sportfederatie ontwikkelde een gratis tool waarmee je snel de nodige documenten kan opmaken.
Deel dit artikel op social media
Vlaamse Sportfederatie
Gent (België)
Ontdek Vlaamse Sportfederatie
Gerelateerde artikelen
Blijf op de hoogte met onze nieuwsbrief
Agenda
Together for one goal... a better football future
Door middel van kwalitatieve publicaties willen we bedrijven en de voetbalwereld dichter bij elkaar brengen, en daardoor kennis delen met als uiteindelijke doel het voetbal naar een hoger niveau te tillen.
