Home >
6 tips voor clubbesturen om het nieuwe seizoen goed op te starten
6 tips voor clubbesturen om het nieuwe seizoen goed op te starten
6 tips voor clubbesturen om het nieuwe seizoen goed op te starten
donderdag 1 augustus
Aan het begin van de zomer sloten heel wat sportclubs hun deuren. Maar veel clubbestuurders waren achter de schermen alweer volop bezig met de voorbereidingen van het nieuwe seizoen. Dat betekent dat je als bestuurder aan allerlei zaken moet denken.
Wij geven je enkele tips mee zodat je goed voorbereid aan de start van het seizoen komt.
Tip 1: Denk na over jouw lidgeld
Het lidgeld vormt een essentiële inkomstenbron voor elke sportclub. Tijdens de zomerpauze maken veel clubs van de gelegenheid gebruik om het lidgeld voor het volgende jaar bekend te maken.
Transparante communicatie is daarbij cruciaal. Geef niet alleen duidelijk aan wat jullie leden leden in ruil krijgen voor hun lidgeld, maar licht ook helder toe hoe het annuleringsbeleid werkt.
Wat als een lid na inschrijving toch wil annuleren? Welk bedrag wordt ingehouden bij annulatie en tot welke datum betaal je hoeveel terug? Uiteraard mag je rekening houden met gemaakte kosten, zoals administratie, verzekering en aangekocht materiaal. Maar streef ernaar om het resterende bedrag ethisch en eerlijk terug te betalen.
Faire en duidelijke afspraken worden zeker gewaardeerd.
Tip 2: Ga aan de slag met je website en social mediakanalen
Een goed onderhouden website en socials is voor je voetbalclub ontzettend belangrijk. Het zijn de digitale plekken waar leden, ouders en vrijwilligers alle nodige informatie kunnen vinden, zoals evenementen, trainingstijden en foto’s. Bovendien zijn het vaak de eerste contactpunten voor (nieuwe) leden, vrijwilligers en ouders. Zorg er dus voor dat alle belangrijke informatie er te vinden is en dat het er professioneel en informatief uitziet.
Ga ermee aan de slag en creëer een online thuisbasis waar iedereen zich welkom voelt! Kan je wat inspiratie gebruiken hoe je hiermee aan de slag kunt? We geven je een handige checklist waarmee je snel aan de slag kan.
- Het is cruciaal om goed na te denken over de structuur van je website, zoals welke informatie op welke pagina's wordt aangeboden en welke informatie geven we beter weer via onze social mediakanalen.
- Daarnaast is het essentieel om ervoor te zorgen dat de aangeboden informatie actueel en correct is, om verwarring of tegenstrijdigheden te vermijden.
- Sta er voldoende bij stil of de aangeboden informatie op je website duidelijk is voor potentiële nieuwe leden. Zij komen waarschijnlijk eerst op je website kijken alvorens ze een bezoek aan je club brengen. Vindt iemand die wil komen sporten in jouw club binnen 1 minuut een antwoord op de 4 W’s:
- Voor wie is de club er? (doelgroep)
- Wat biedt de club aan? (aanbod)
- Wanneer vindt dat dan plaats? (openings- en trainingsuren)
- Waar gebeurt het? (locaties)
- Bekijk ook zeker even de websites en social mediakanalen van clubs in de buurt om te vergelijken welke nuttige informatie zij aanbieden waar je mogelijk zelf niet aan dacht. Vermijd tot slot het gebruik van club specifieke terminologie die buitenstaanders of personen die nieuw zijn in de sport niet begrijpen.
tip 3: Voer een correcte boekhouding
Een nieuw seizoen betekent ook nieuwe inkomsten (vb. lidgelden, sponsorgeld...). Het is belangrijk om alle inkomsten correct te verwerken in de (vereenvoudigde) boekhouding. Dat kan een hele uitdaging zijn, maar gelukkig bestaan er boekhoudprogramma's die jou helpen.
Naast een Excel-tool en de software van Assist, kan je op de website van de Vlaamse Sportfederatie een overzicht van de meest gebruikte boekhoudprogramma's vinden.
tip 4: Hoe vergoed je jouw medewerkers?
Jouw voetbaclub rekent ongetwijfeld op enkele medewerkers die zich regelmatig inzetten om de club tot een succes te maken.
Soms wens je die medewerker een vergoeding te geven. Er zijn verschillende opties. De keuze zal afhankelijk zijn van enkele factoren waarbij de hoogte van de vergoeding vaak bepalend is. Vergelijk de mogelijke statuten en kies het meest geschikte vergoedingssysteem voor iedere medewerker.
Tip 5: Sluit overeenkomsten af voor je medewerkers
In de meeste vergoedingssystemen is het verplicht om een overeenkomst af te sluiten tussen de medewerker en de organisatie.
Bijvoorbeeld in het verenigingswerk (artikel 17) of als je samenwerkt met een zelfstandige is dat het geval. In het vrijwilligerswerk is dat niet het geval maar geldt wel een informatieplicht. Daarom raden we aan om ook een vrijwilligersovereenkomst op te stellen voor personen die regelmatig actief zijn voor jouw club.
Tip 6: Vergeet het uittreksel strafregister niet
Sinds 1 februari 2023 moet iedereen die met kinderen of jongeren wil werken, een uitrekstel uit het strafregister voorleggen aan de sportorganisatie waarmee hij of zij een overeenkomst afsluit. Als sportsector willen we een veilig sportklimaat creëren voor de jeugd en pakken we grensoverschrijdend gedrag aan.
Hierbij geven we je nog enkele aandachtspunten mee:
De controle gebeurt bij het afsluiten van een nieuwe overeenkomst. In de sport zal je meestal iemand aanstellen voor het komende sportseizoen. In dat geval vraag je het uittreksel strafregister één keer per jaar op.Hoe het uitreksel opvragen? Je duidt best 1 persoon aan die de controle doet. Vraag het attest op en kijk het in, maar bewaren hoeft niet. Controleer of het maximaal 1 maand oud is. Registreer ten slotte de naam en de datum van de controle.
Vraag ook bij het aanstellen van jouw club-API het attest op. Het is mogelijk dat deze persoon minderjarige zal begeleiden tijdens het uitoefenen van de functie.
Deel dit artikel op social media
Vlaamse Sportfederatie
Gent (België)
Ontdek Vlaamse Sportfederatie
Gerelateerde artikelen
Blijf op de hoogte met onze nieuwsbrief
Agenda
1 oktober
Football Marketing Forum 2024
Together for one goal... a better football future
Door middel van kwalitatieve publicaties willen we bedrijven en de voetbalwereld dichter bij elkaar brengen, en daardoor kennis delen met als uiteindelijke doel het voetbal naar een hoger niveau te tillen.
