Kan een voetbalclub zomaar vrijwilligers inzetten?
dinsdag 27 juni
Dat betekent ook dat een voetbalclub die als vzw is gestructureerd voor de sportieve werking, maar daarnaast een kantine uitbaat als besloten vennootschap, enkel vrijwilligers kan inschakelen voor de sportieve activiteiten.
Welke administratie moet je in orde brengen?
Als club zal je, nog vóór de start van de activiteiten, de vrijwilliger over een aantal elementen moeten informeren. Op welke manier je dat doet, kies je zelf. Maar het is natuurlijk beter om dat schriftelijk te doen. Zo kan er geen discussie ontstaan of de informatie al dan niet werd doorgegeven.
Waaruit bestaat de informatieplicht aan de vrijwilliger?
Schakelt jouw voetbalclub vrijwilligers in, hou dan rekening met de bepalingen uit de vrijwilligerswet. Die maken duidelijk aan welke afspraken je moet voldoen. Onder andere de informatieplicht. Voor de vrijwilliger aan zijn opdracht begint, moet hij minstens volgende informatie ontvangen:
- de sociale doelstelling van de organisatie
- het juridisch statuut van de organisatie en de identiteit van de verantwoordelijke(n) van de organisatie, wanneer het om een feitelijke vereniging gaat
- dat er een verzekering Burgerrechtelijke Aansprakelijkheid (BA) is afgesloten door de organisatie voor de risico’s bij het vrijwilligerswerk
- eventueel andere afgesloten verzekeringen zoals bv. rechtsbijstand of lichamelijke ongevallen
- of er sprake is van een kostenvergoeding en of die reëel of forfaitair is
- dat de geheimhoudingsplicht geldt
Via een vrijwilligersovereenkomst kan je duidelijke afspraken maken en op die manier weet iedereen wat zijn rechten en plichten zijn.
Is het verplicht om een vrijwilligersovereenkomst op te stellen?
Als voetbalclub kies je zelf hoe je jouw vrijwilligers informeert: via de website, via het clubblad, via mail of via een affiche in het clublokaal,… De vrijwilligerswet legt de manier waarop je de informatie doorgeeft niet op. Let wel op: het is aan de club zelf om, in geval van betwisting, te bewijzen dat ze volledig geïnformeerd heeft. Enkel mondeling informeren, is dus geen goed idee.
We raden je aan om altijd een vrijwilligersovereenkomst op te maken, en daarin meteen ook alle verplichte informatie op te nemen. Online kan je gemakkelijk een model van een vrijwilligersovereenkomst vinden met alle wettelijk verplichte vermeldingen voor sportclubs die samenwerken met vrijwilligers.
Daarnaast moet je ook een lijst bijhouden van je vrijwilligers. Wanneer de vrijwilligers onkostenvergoedingen krijgen, moet je de dagen waarop ze gewerkt hebben en de bedragen die ze daarvoor kregen, inschrijven. Bij een controle moet je steeds in staat zijn om de lijst van vrijwilligers voor te leggen en aan te tonen dat je de maximaal toegestane vergoedingen respecteert.
Het vrijwilligersregister
Een makkelijke manier om je vrijwilligers op te lijsten, is het vrijwilligersregister. In Excel kan je op een gemakkelijke manier je vrijwilligers en een lijst met betaalde vergoedingen per vrijwilliger bijhouden.
Door telkens de uitgekeerde onkostenvergoedingen in de tool in te geven, creëer je op een makkelijke manier een overzicht van de betaalde vergoedingen per vrijwilliger, ook wel ‘nominatieve vrijwilligerslijst' genoemd.
We willen u zeker ook aanbevelen om onderstaande gerelateerde artikelen eens onder de loep te nemen!
Gerelateerde artikelen
Blijf op de hoogte met onze nieuwsbrief
Together for one goal... a better football future
Door middel van kwalitatieve publicaties willen we bedrijven en de voetbalwereld dichter bij elkaar brengen, en daardoor kennis delen met als uiteindelijke doel het voetbal naar een hoger niveau te tillen.
