Home >
Verbeter de communicatie in je voetbalclub!
Verbeter de communicatie in je voetbalclub!
Verbeter de communicatie in je voetbalclub!
woensdag 28 mei
Communicatie is cruciaal binnen een voetbalclub. Goeie communicatie helpt je enerzijds nieuwe leden, vrijwilligers, sponsors... aan te trekken en houdt anderzijds iedereen goed geïnformeerd en betrokken binnen de club. Wij helpen je club op weg om je communicatie naar een hoger niveau te tillen met tips en concrete richtlijnen voor jouw interne en externe communicatie.
Hier vind je een overzicht van alles wat je moet weten als bestuurder van een voetbalclub en onze ondersteuning rond communicatie.
Wervende (externe) communicatie
Het werven of het aantrekken van leden, sponsors, vrijwilligers... is cruciaal voor een club. Dat maakt voor veel clubs één van de belangrijkste communicatiedoelstellingen. Door rekening te houden met enkele basistips kom je al ver.
Tip 1: Laat zien wat je club te bieden heeft
De basis van alle wervingscommunicatie: laat zien wat je te bieden hebt. En geef de doelgroepen die actief zijn bij de club (vrijwilligers, leden, sponsors...) een plaats in jouw communicatiekanalen. Heb je een bepaalde doelgroep voor ogen waarop je wil inzetten (bv. jeugdleden U16)? Denk dan hier even over na hoe je hen effectief in beeld wil brengen en via welk communicatiekanaal. Door over je doelgroep te communiceren geef je het gevoel mee dat het goed is in de club en wordt het enthousiasme aangesterkt. Maar let op! Denk per doelgroep na hoe je hen in beeld wil brengen.
One size doesn't fit all.
Tip 2: Vergeet je website niet
Je wilt natuurlijk dat nieuwe leden zich inschrijven, vrijwilligers en sponsors zich aanmelden. Maak het hen gemakkelijk en zorg dat alle informatie op je website staat én dat het in één oogopslag duidelijk is. Ze moeten zich welkom voelen. Vergeet zeker ook niet de huidige leden, vrijwilligers… Kunnen ze zich gemakkelijk aanmelden, vinden ze vlot alle informatie?
Tip 3: Werk met rubrieken
Breng structuur in je communicatie door met vaste rubrieken te werken in je nieuwsbrief, website of social media. Bv. Sponsor in de schijnwerper, Vrijwilliger van de maand... Breng nieuwelingen in beeld. Een foto van een nieuw lid, introductietekst over een nieuwe trainer of interview met een nieuwe sponsor… Het bezorgt de nieuwelingen een welkom gevoel en een warme introductie tegenover de huidige leden.
Tip 4: Organiseer acties
Je kunt ook nieuwe doelgroepen naar de club trekken door nieuwe acties. Dit zijn bijvoorbeeld wedstrijden, aanbiedingen… We geven jullie enkele ideeën mee.
- Stap af van het jaarlijkse lidgeld abonnement, werk met een interessante kortingsactie, enz.
- Organiseer vriendjesdagen.
- Werk met ambassadeurs en vraag aan mensen om wervingsacties mee te delen & beloon ze dan ook.
- Organiseer een fotowedstrijd.
Tracht ook de kwetsbare doelgroep te bereiken en denk hierbij eventueel aan een speciale formule of afbetalingsplan.
Tip 5: Schrijf wervend & scoor met je boodschap
Een goede tekst is eenvoudig om te lezen en te begrijpen. De lezer vindt meteen wat hij nodig heeft. En dat is exact wat jij ook wil, toch? Dat je boodschap effect heeft op je potentiële vrijwilligers, leden en sponsors. Helaas is er geen toverformule om duidelijk te schrijven. Voor vrijwilligerswerk is het interessant om een vacante vrijwilligerstaak zo concreet mogelijk te maken en ook te communiceren. Ook is het waardevol om taken waar mogelijk op te knippen in ‘kleine porties’.
Activerende (interne) communicatie
Naast de wervende communicatie dreigt de activerende communicatie, en meer verborgen interne communicatie, soms het onderspit te delven. Terwijl dit net zorgt voor een goede samenwerking tussen bestuur, spelers, vrijwilligers en ouders. Activerende communicatie is dus essentieel voor het bevorderen van betrokkenheid, samenwerking en participatie binnen de club.
Hier is dus de vraag. Hoe activeer en motiveer je jouw leden, vrijwilligers en andere betrokkenen met behulp van communicatie? Wij geven tips voor goeie communicatie tussen bestuur en leden, vrijwilligers en ouders.
Basisprincipe: It takes two to tango
De tango dansen doe je ook niet alleen. Bij alle communicatie-inspanningen moet je dit basisprincipe in het achterhoofd houden.Tweerichtingsverkeer is cruciaal bij activerende communicatie. Iemand zaken ‘opleggen’ wekt weerstand op en beperkt de intrinsieke motivatie. We bekijken hieronder even de belangrijke doelgroepen vrijwilligers, leden en ouders. Maar dit is afhankelijk van club tot club. Denk vooral goed na welke doelgroep je wil aanspreken en pas je communicatie hierop aan.
1) Communicatie Tussen bestuur en vrijwilligers
De vrijwilligers zijn een heel belangrijke doelgroep. Dit zijn de medewerkers, de greenkeepers, de éénmalige ouder achter de bbq, de administratieve hulpen...
Tip 1: zorg voor een goed onthaal
Een goed onthaal en ontvangst is goud waard. Probeer enerzijds nieuwsgierig te zijn en een open houding aan te nemen. Persoonlijk contact is nog altijd de absolute sleutel. Een vrijwilliger moet zich welkom voelen. Geef hen verder eventueel een onthaalbrochure van de club waar de werking in uitgelegd wordt. Geef ze eventueel kledij van de club, veel dragen dit met trots.
Tip 2: geef hen informatie en wees transparant
Goede communicatie tussen het bestuur en vrijwilligers is om meerdere redenen belangrijk. Beide partijen hebben de informatie nodig van de ander om goed te kunnen functioneren. Stuur regelmatig gerichte mails of nieuwsbrieven met updates over evenementen, prestaties, belangrijke mededelingen.Denk goed na via welke kanalen je de vrijwilligers het beste kan bereiken en onderlinge communicatie kan stimuleren. Dit kan bij voorbeeld via WhatsApp of een speciale app van de club of sportfederatie als die er is. Zorg voor een duidelijke planning en een handig platform waar bestanden gemakkelijk terug te vinden zijn. Dit kan bijvoorbeeld met Google Drive, Dropbox…
Tip 3: aanspreekpunt
Stel eventueel een vrijwilligerscoördinator (of meerdere) aan. Een vrijwilligerscoördinator is iemand die zich bezig houdt met alles wat met vrijwilligers te maken heeft. En kan zich toespitsen op deze specifieke taken. Communiceer heel goed hoe deze persoon bereikbaar is en op welke tijdstippen.
Let op: het is belangrijk dat deze persoon beschikt over de juiste people skills en het in zich heeft om vrijwilligers te betrekken en motiveren.
Tip 4: waardeer en beloon
Vrijwilligers drijven op interne motivatie en dit moet gevoed worden. Vergeet ook niet aandacht te besteden aan de vaardigheden van de vrijwilligers. Bied eventueel training en opleiding aan om de vaardigheden van vrijwilligers te verbeteren. Laat vrijwilligers weten dat hun inzet wordt gewaardeerd door middel van bedankjes, zet de vrijwilliger van de maand in de spotlight of organiseer een speciaal event voor de vrijwilligers.
2) communicatie Tussen bestuur en ouders
Ouders zijn een doelgroep die niet altijd gemakkelijk te bereiken of te activeren zijn. Iedere club worstelt met het fenomeen ‘parkingouder’ waarbij veel ouders hun kind op de parking afzetten en terug komen ophalen bij een training of wedstrijd. Maar hoe betrek/activeer je hen? Stem ook hier de boodschap af op jouw doelgroep. We geven je enkele tips mee:
Tip 1: zorg voor regelmatige updates
Doe dit via nieuwsbrieven, clubapp, e-mails of sociale media. Dit houdt de ouders op de hoogte van activiteiten en ontwikkelingen binnen de club.
Tip 2: stel een aanspreekpunt aan
Ouders die met vragen of bezorgdheden zitten, kunnen bij deze persoon terecht. Dit kan een trainer, een bestuurslid of een speciaal aangestelde oudercoördinator zijn. Plaats dit duidelijk op jouw website en in alle mails je verstuurt naar de ouders.
Tip 3: geef kans op feedback
Ook hier houden we tweerichtingsverkeer in gedachten. Spreek geregeld de ouders persoonlijk aan, bevraag hen met een enquête of geef hen de kans om hun mening te geven in een feedbackmoment.
Tip 4: organiseer een infosessie
Organiseer aan het begin van het seizoen een infosessie waarin de visie, waarden en praktische zaken van de club worden besproken. Dit helpt ouders om zich meer betrokken te voelen en beter geïnformeerd te zijn. Communiceer dit ook als een event om elkaar wat beter te leren kennen als ouders, in een ongedwongen sfeer. Voorzie een hapje en een drankje achteraf. De beste gesprekken worden gevoerd aan de toog.
Tip 5: organiseer activiteiten voor ouders en kinderen
Organiseer activiteiten waarbij ouders samen met hun kinderen kunnen sporten of deelnemen. Dit bevordert de band tussen ouders, kinderen en de club. Deze activiteit neemt dikwijls een drempel weg voor de niet betrokken ouders om eens naar de club te komen.
Voorzie een warm welkom voor alle ouders. En wie weet stromen ze door naar een éénmalige helpende hand.
Hoe organiseer je een cel communicatie?
Een voetbalclub heeft een grote hoeveelheid content te bieden, en dat via veel kanalen. Om dat allemaal kwalitatief te doen, is het nodig om de taakjes over meerdere mensen te verdelen. Je kan je als club hier op gaan organiseren. Het installeren van een cel communicatie (een specifieke werkgroep communicatie) is dan een goed idee!
Verdeel het werk
We zien in voetbalclubs dat er vaak wel iemand is die de communicatie trekt, iemand die daar zeker de skills voor heeft. Maar die persoon kan niet altijd op de juiste plaats zijn, niet altijd op de hoogte zijn van alle verhalen binnen de club, niet betrokken zijn bij iedere trainingsgroep, enzovoort. Het is comfortabeler als je dit niet in je eentje moet runnen. Daarom is een 'cel communicatie' een goed idee. Omring jezelf met talenten en verdeel de taken.
Wie heb je nodig? En ook: wie is er enthousiast? Denk na over de juiste samenstelling van je mini-communicatieteam, en daag jezelf uit met enkele vragen:
- Welke talenten horen in de cel communicatie?
- Hoeveel personen heb je nodig?
- Hoe ziet je ideale vrijwilliger eruit binnen dit team?
- Wie neemt het initiatief binnen de cel?
- Wie vertegenwoordigt jouw cel op de bestuursvergadering?
Tracht iedereen zoveel mogelijk in zijn sterkte te plaatsen. Dat houdt de vrijwilligers gemotiveerd.
Alone we can do so little, together we can do so much.
Verzamel enthousiastelingen
Spreek mensen persoonlijk aan en vraag of ze nauwer betrokken willen zijn bij de communicatie van de club. Vermoedelijk heeft de ene persoon meer voeling met interne communicatie en de andere eerder met externe communicatie. Vermijd om manusjes-van-alles te kweken, het is leuker als iemand vanuit zijn sterktes kan werken. Er zijn twee zaken die ertoe doen: aantrekkelijke taken en een goede band tussen vrijwilligers en club. En met dat laatste puntje kan je van bij de start aan de slag gaan.
- Luister eens bij ouders van je leden. Wie weet zit er wel een hobbyfotograaf tussen?
- Kijk eens rond bij de coaches of officials. Wie weet vind je wel spontaan die verbinder die iedereen persoonlijk kent (en dus een ideale brugfiguur kan zijn)?
- Check ook je leveranciers. Misschien is er bij de drukkerij die jaarlijks jullie flyers en affiches maakt ook wel iemand die zin heeft in een klein vrijwillig engagement?
Welke taken?
Maak een (niet te bescheiden) lijstje van alles wat moet gebeuren, dat je logischerwijs aan de mensen van communicatie zou toevertrouwen. Wanneer dat er is, kan je gaan groeperen. En dat hoef je zeker niet van bovenaf te sturen! Enkele voorbeelden van taken.
- Up-to-date houden van de website
- Sociale media beheren
- Periodiek nieuwsbrieven uitsturen
- Vrijwilligersvacatures verspreiden intern en extern
- Contacten met de lokale pers (aankondigingen, wedstrijdverslagen...)
- Plaatsen van de sponsors op de schermen tijdens wedstrijddagen
Tips en aandachtspunten
- Alle taken in de cel communicatie moeten verdeeld zijn. Taken die vooraf niet verdeeld zijn, komen vaak op dezelfde schouders terecht.
- Iedereen moet zich goed voelen met de taakbelasting, maar dat wil niet zeggen dat iedereen evenveel moet doen.
- Zorg dat iedereen voldoende op de hoogte is van ontwikkelingen binnen je cel.
Iedereen aan boord
De cel communicatie is verantwoordelijk voor het opbouwen en uitrollen van de communicatiestrategie en het communicatieplan van je club. Simpel verwoord: jullie coördineren en hebben de touwtjes in handen, maar zorgen er ook voor dat iedereen mee is in het verhaal dat je als club wil vertellen. M.a.w. je hoeft niet iedere communicatieactie centraal op te starten. Er zullen doorheen de werking van de club zeker mensen zijn die een steentje willen bijdragen of zelf goede ideeën hebben. Omarm dat!
Jullie belangrijkste taak: zorgen dat alle neuzen in dezelfde richting staan.
Voorzie bijvoorbeeld regelmatig een intern briefingmoment of een brainstorm voor nieuwe ideeën, doe eens een terugblik op communicatieacties, evalueer en leer hieruit.
Deel dit artikel op social media
Vlaamse Sportfederatie
Gent (België)
Ontdek Vlaamse Sportfederatie
Gerelateerde artikelen
Blijf op de hoogte met onze nieuwsbrief
Agenda
Together for one goal... a better football future
Door middel van kwalitatieve publicaties willen we bedrijven en de voetbalwereld dichter bij elkaar brengen, en daardoor kennis delen met als uiteindelijke doel het voetbal naar een hoger niveau te tillen.
